Datenschutzhinweis zum Einsatz des IONOS KI‑Telefonassistenten

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Einsatz eines KI-gestützten Telefonassistenten

Datenschutzhinweis zum Einsatz des KI-gestützten Telefonassistenten der IONOS SE

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1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Carsten Rappe
Bettinastraße 35–37
60325 Frankfurt am Main

Telefon: (069) 269 189 45

E-Mail: info@nachlassverwaltung-rappe.de

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2. Einsatz eines KI-gestützten Telefonassistenten

Zur Sicherstellung einer möglichst durchgehenden telefonischen Erreichbarkeit setzen wir einen KI-gestützten Telefonassistenten ein.

Der Telefonassistent wird technisch durch die IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, bereitgestellt.

Der KI-Telefonassistent dient ausschließlich der Entgegennahme eingehender Telefonanrufe, der Aufnahme und Dokumentation Ihres Anliegens, der Erfassung von Rückruf- und Terminwünschen sowie der Weiterleitung der Gesprächsinhalte an die zuständigen Mitarbeiter unserer Nachlassverwaltung.

Bereits zu Beginn des Telefonats werden Sie darüber informiert, dass Sie mit einem KI-gestützten Telefonassistenten kommunizieren.

Der KI-Telefonassistent ersetzt weder eine persönliche Beratung noch eine individuelle Bearbeitung Ihres Anliegens. Er trifft keine rechtlich verbindlichen Entscheidungen, erteilt keine Rechtsberatung und gibt keine rechtsverbindlichen Auskünfte. Sämtliche rechtlich erheblichen Entscheidungen werden ausschließlich durch natürliche Personen getroffen.

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3. Technischer Dienstleister (IONOS SE)

Zur technischen Bereitstellung des KI-Telefonassistenten bedienen wir uns der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur.

Die IONOS SE verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich als Auftragsverarbeiter nach unseren Weisungen auf Grundlage eines Vertrages über die Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Soweit die IONOS SE zur Leistungserbringung weitere Unterauftragsverarbeiter einsetzt, erfolgt dies ausschließlich nach Maßgabe der DSGVO und unter Einhaltung der Anforderungen der Art. 28 sowie Art. 44 ff. DSGVO.

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4. Welche personenbezogenen Daten werden verarbeitet?

Im Rahmen Ihres Anrufes können insbesondere folgende personenbezogene Daten verarbeitet werden:

• Telefonnummer

• Name

• Anschrift, E-Mail-Adresse oder sonstige Kontaktdaten, soweit von Ihnen mitgeteilt

• Angaben zum Erblasser

• Angaben zum Nachlass

• Angaben zu Erben, Beteiligten oder sonstigen Personen

• Gesprächsinhalte

• Termin- und Rückrufwünsche

• Datum, Uhrzeit und Dauer des Telefonats

• technische Verbindungsdaten

• sonstige freiwillig mitgeteilte Informationen

Soweit Sie freiwillig besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 DSGVO (insbesondere Gesundheitsdaten) mitteilen, erfolgt deren Verarbeitung ausschließlich auf einer gesetzlichen Grundlage oder aufgrund einer ausdrücklichen Einwilligung, soweit diese erforderlich ist.

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5. Art der Verarbeitung

Zur Bearbeitung Ihres Telefonanrufes kommen Verfahren der automatisierten Spracherkennung sowie KI-gestützten Sprachverarbeitung zum Einsatz.

Dabei können Gesprächsinhalte

• erkannt,

• in Text umgewandelt (Transkription),

• strukturiert,

• dokumentiert,

• zusammengefasst und

• an zuständige Mitarbeiter zur weiteren Bearbeitung übermittelt werden.

Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Bearbeitung Ihres Anliegens und zur Sicherstellung einer effizienten telefonischen Kommunikation.

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6. Zwecke der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Entgegennahme eingehender Telefonanrufe

• Verbesserung und Sicherstellung der telefonischen Erreichbarkeit

• Bearbeitung von Nachlassangelegenheiten

• Dokumentation telefonischer Anfragen

• Terminvereinbarungen

• Organisation von Rückrufen

• interne Weiterleitung an zuständige Mitarbeiter

• Bearbeitung von Mandats- und Geschäftsanfragen

• Erfüllung gesetzlicher Dokumentationspflichten

• Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

• Gewährleistung eines ordnungsgemäßen Geschäftsbetriebs

 

7. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung erfolgt – abhängig vom jeweiligen Sachverhalt – insbesondere auf Grundlage von

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder Vertragserfüllung),

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen),

• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten, zuverlässigen und dokumentierten telefonischen Kommunikation),

• gegebenenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung),

• sowie bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten auf Grundlage des Art. 9 Abs. 2 DSGVO, soweit einschlägig.

Unser berechtigtes Interesse besteht insbesondere darin, Anfragen auch außerhalb persönlicher Erreichbarkeit entgegennehmen, dokumentieren und zeitnah bearbeiten zu können.

 

8. Empfänger personenbezogener Daten

Empfänger personenbezogener Daten sind ausschließlich diejenigen Personen und Stellen, die diese zur Bearbeitung Ihres Anliegens benötigen.

Hierzu gehören insbesondere:

• zuständige Mitarbeiter unserer Nachlassverwaltung,

• die IONOS SE als technischer Auftragsverarbeiter,

• gegebenenfalls weitere sorgfältig ausgewählte Unterauftragsverarbeiter der IONOS SE,

• öffentliche Stellen oder Behörden, soweit hierfür eine gesetzliche Verpflichtung besteht.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn hierfür eine gesetzliche Grundlage besteht oder Sie eingewilligt haben.

 

9. Datenübermittlung in Drittländer

Soweit im Rahmen der technischen Leistungserbringung personenbezogene Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, erfolgt dies ausschließlich unter Einhaltung der Art. 44 bis 49 DSGVO.

Dies erfolgt insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission oder geeigneter Garantien, beispielsweise der EU-Standardvertragsklauseln.

 

10. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur solange gespeichert, wie dies

• zur Bearbeitung Ihres Anliegens,

• zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten,

• zur Erfüllung berufsrechtlicher Verpflichtungen,

• oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen

erforderlich ist.

Nach Wegfall des jeweiligen Speicherzwecks werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen.

 

11. Automatisierte Entscheidungsfindung

Es erfolgt keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO.

Der KI-Telefonassistent dient ausschließlich der Unterstützung der Kommunikation. Rechtlich erhebliche Entscheidungen werden ausschließlich durch natürliche Personen getroffen.

 

12. Ihre Rechte

Sie haben nach der Datenschutz-Grundverordnung insbesondere folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)

• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)

• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

• Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft

• Recht auf Beschwerde bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.

 

13. Menschlicher Ansprechpartner

Sie können jederzeit verlangen, mit einem Mitarbeiter oder unmittelbar mit Herrn Carsten Rappe verbunden zu werden oder einen Rückruf zu erhalten.

 

14. Hinweise zu rechtlich bedeutsamen Erklärungen

Der KI-Telefonassistent dient ausschließlich der Entgegennahme und Weiterleitung von Informationen.

Für fristgebundene oder sonstige rechtlich bedeutsame Erklärungen empfehlen wir aus Gründen der Rechtssicherheit die Übermittlung in Textform (z. B. per E-Mail oder Brief) oder die unmittelbare Kontaktaufnahme mit einem Mitarbeiter.

Dieser Hinweis dient der Information und berührt nicht die gesetzlichen Vorschriften über den Zugang oder die Wirksamkeit von Willenserklärungen.

15. Weitere Informationen

Weitere Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten finden Sie in unserer allgemeinen Datenschutzerklärung.

Soweit die IONOS SE im Rahmen der technischen Bereitstellung eigene datenschutzrechtliche Informationen zur Verfügung stellt, können diese ergänzend unter den Datenschutzhinweisen der IONOS SE eingesehen werden.

Stand: August 2026